El cumplimiento normativo permite a encargados de las flotas manejar el proceso de comunicación, monitoreo y documentación de quienes están al volante en las unidades de transporte, por ello, es uno de los temas que más inquieta tanto a gestores como a conductores de flotas ya que, gracias a él, se garantiza el buen funcionamiento de las empresas. “La mayor parte de esta preocupación puede eliminarse con una buena comprensión de las áreas clave que incluye este proceso, así como la utilización de herramientas de gestión de flotas”, destacó Carlos Caponera, Chief Marketing Officer de Teletrac Navman
La gestión de las flotas está divida en varias áreas clave que deben ser cumplidas a cabalidad: manejo del equipo de conductores, de la flota de vehículos, de las normativas legales y documentación.
Manejo del equipo de conductores
El gestor de una flota no solo es responsable del cuidado de sus conductores sino, también, del público en general. El manejo del equipo de conductores abarca desde los controles de salud y la capacitación que debe proveérseles hasta las horas registradas por el tacógrafo.
“El comportamiento de los conductores en la carretera o en las instalaciones de los clientes es una de las principales preocupaciones de cualquier gestor de flotas, no sólo por el costo y el tamaño del vehículo que conducen los miembros de su equipo o el valor de la carga que transportan, sino también por la protección del público. Poder ver cómo se maneja un vehículo y cortar de raíz cualquier falta evitará colisiones no deseadas, mantenimiento no planificado y reclamaciones o incrementos de las primas de seguros innecesarias son algunas de las principales labores de cada gestor”, afirmó Caponera.
Manejo de la flota de vehículos
Para realizar esta labor de manera eficiente es necesaria la supervisión de los vehículos y para ello, se deben tener en cuenta las inspecciones periódicas, las evaluaciones de riesgos y el mantenimiento de las unidades ya que, trabajar sólo en los servicios e ITV programados podría exponer al operador de la flota a cualquier tipo de falla o problema que podría igualmente afectar al vehículo o al conductor en su siguiente entrega. Todo esto requiere un proceso interno eficaz para planificar y realizar las inspecciones, sobre todo si la flota es de un tamaño considerable.
Manejo de las normativas legales y documentación
Para el correcto manejo de una flota, uno de los puntos fundamentales a tener en consideración par parte del gestor es el referido al cumplimiento de todas las normativas legales dentro de las que se encuentran que los conductores acudan a la renovación de los permisos en el tiempo requerido, que sus licencias correspondan a la clase de vehículo cuya conducción se les haya asignado. Asimismo, es de vital importancia que el gestor observe que tanto los conductores como los vehículos tengan el seguro correcto y que los impuestos de las unidades sean pagados a tiempo.
Invertir en una plataforma de gestión de flotas: la solución ideal para el cumplimiento normativo
Cumplir cada una de las áreas clave puede llegar a ser una tarea desalentadora, por ello las herramientas digitales de gestión de flotas son cruciales y de gran ayuda para lograr el correcto desempeño de los objetivos del monitoreo de las unidades y de la labor de los conductores.
Hay una multitud de beneficios cuando se transforman digitalmente las operaciones de las flotas. Cada área de cumplimiento que deba gestionarse se configura como un evento digital, con notificaciones por correo electrónico y en la plataforma que garantizan que no se incumpla ningún plazo. Los controles físicos de los vehículos pueden registrarse y enviarse digitalmente directamente a la plataforma para su registro y la adopción de medidas en caso necesario.
“TN360 de Teletrac Navman, por ejemplo, ayuda a las flotas a ir más allá del seguimiento de puntos en un mapa, utilizando el poder de la Inteligencia Artificial (IA) para convertir los datos en tiempo real en inteligencia empresarial que proporciona visibilidad de las operaciones de la flota, ayudando a un gestor u operador de flotas a pasar de los datos a las decisiones de forma más rápida y eficaz”, puntualizó Caponera.
Los documentos pueden gestionarse de forma sencilla y centralizada a través de un alojamiento basado en la nube, y los sistemas e interfaces de fácil recuperación facilitan a los conductores la recepción o el acceso cuando están en la carretera. Con la ayuda de la inteligencia empresarial, los hitos de cumplimiento también pueden trazarse a lo largo de períodos prolongados para garantizar que la asignación de recursos y trabajos pueda planificarse con mayor antelación, asegurando que no se produzcan tiempos de inactividad de los vehículos.
“Además, las plataformas de gestión de flotas eliminan la necesidad de buscar múltiples informes y manipular datos para obtener la información necesaria, ahorrando tiempo y eliminando las frustraciones de hacer malabarismos con múltiples puntos de control del cumplimiento”, apuntó Caponera para finalizar.